PMがやっていることって意外と身近に溢れていて、難しくないよっていう話。（後編）

こんにちは。株式会社DELTAでPM/ディレクターをやっている吉田と申します。

DELTAは2023年アドベントカレンダーに参加しており、わたしもアドベントカレンダーDAY19の担当として書かせてもらっています。

今回は前編に続いて、PMでやっていることは日常の出来事にも置き換えられるほどに難しくないよっていう話を、PMBOKの10の知識エリアをベースに総括していきます。

＜前編サマリ＞
・PMがやっていることって、日常生活の中で発生することに置き換えられそう。そう思うと、思ったより難しく考えることでもないかもと思った話。
・PMがやっていることとは何か。PMBOK 10の知識エリアとは。
・DELTAの合宿を例えに、下記5つの知識エリアがどう当てはまるか。統合マネジメント / スコープマネジメント / スケジュールマネジメント / コストマネジメント / 品質マネジメント

PMがやっていることって意外と身近に溢れていて、難しくないよっていう話。（前編）

今回は、残りの5つの知識エリアをピックアップしていきます。

普段の生活に宿る“PMがやること”とは？（後編）

では、前回に続いて、DELTA合宿の準備を例えに、残りの5つの知識エリアを当てはめるとどのような流れになるのか、書き進めていきます。

● 資源マネジメント

● 資源マネジメント
∟ 人的資源(プロジェクトメンバー)と、物的資源(資材)の調達および管理を実施する。どのような人・物がどのくらい必要なのかを明確にし、プロジェクトを遂行するチームを編成する。

前編より

どういうことやねん･･･！ですよね。
本来のプロジェクトでは、要件や案件の難易度に応じて“この程度のスキルセットの人を何人、何人月必要で…”だったり、システムの環境構築での場合においては単体テスト/結合テストや、プロダクト数、各フェーズでのやることを踏まえて環境利用計画を立てると、“本番環境以外にテスト環境をいくつ立てておく必要があって…”だったり、プロジェクトを遂行する上での人員調達等を指します。

今回の合宿の場合では、メンバーが合宿に参加するための工数（2営業日：16h）を業務調整して捻出すること、合宿を行うための会議室や宿泊施設、合宿先での食事、宿泊施設までの移動手段（新幹線の切符）等の物的資源が、“合宿”を完遂するために必要な資源として該当しました。
ここで必要な資源が明確になったあと、調達マネジメントで実際に一連の調達に必要なすべての管理を行います。

● コミュニケーションマネジメント

プロジェクトの中でのコミュニケーションルールを定めるというのは、意外と適当にやっていいように思えるかもしれませんが、重要なものです。
どこに情報がまとまっているか、どこでどのようなコミュニケーションをとるか。
プロジェクトの中では「言った言わない」が発生すると混乱が生じてミスに繋がったり、何が事実なのかがわからなくなりトラブルに繋がったりします。テキストとして残しておくことが大事です。

今回の合宿の準備の中でも、コミュニケーションルールを設けました。
・合宿についてのやり取りは特定のslackチャンネルで行う。
・合宿の準備において作成したドキュメントや、請求書や見積書等の資料についての管理場所を設ける。

来年以降も合宿を行うとなったときのために情報を残しておくことと、他の会話と混ざらないようにしたいことを意識して、このルールを設けました。

● リスクマネジメント

今回は合宿で飛行機移動を想定していたので、飛行機が飛ばなくなった場合は・・・なんていう観点がリスク管理としてあがりました。
流石に徒歩や車での移動は候補になりませんが、飛行機でも行けて、新幹線でも行けるところという行先の決め方はリスクを取ったなんて言えるでしょう。飛行機で行けたとしても、空港を出た先の交通網までの確認して、移動で合宿のほとんどが終わる・・・だと、合宿の目的を達成できなくなるので、見落としがちですが、大事なポイントでした。

本来のプロジェクトでは、こんなに緩いリスク管理は許されませんが、今回は合宿ということもあり、おふざけ半分みたいな会話でのリスク管理になりました。(笑)
今回は、こんなリスク管理の会話しつつも、結局行き先が熱海に落ち着いたので、飛行機の飛ぶ/飛ばない問題のリスク管理は不要になりました。不要になったというより、飛行機の飛ぶ/飛ばないや空港からの移動などを考慮して、熱海という近場に落ち着いた…が正しいかもしれません。

旅行であれば、体調不良の人が出た場合や都合が悪くなった場合に備えて、宿泊施設のキャンセル規定を確認することをしますよね。それもリスクマネジメントになります。

● 調達マネジメント

資源マネジメントで必要な資材を洗い出せたら、実際に調達について管理していきます。今回は、新幹線で熱海にある宿泊施設に行くことになったので、物的資源のうち調達が必要なものは下記の通りになります。

・新幹線/JRグリーン車のチケット
・宿泊施設ならびに会議室の予約
・合宿中の食事
これらを手配するにあたって、新幹線のチケットは各自にしました。
メンバーの大半はグリーン車で熱海に来るのが楽だということで、熱海に遅刻しないようにくれば良いとして、各々調達しました。

宿泊施設と会議室は、会議室を持っている宿泊施設で且つ予算内に収まるところが見つかったので、私が窓口になって予約を行いました。支払いも請求書を受け取って、会計担当者に支払いを依頼しました。
会計担当者側での支払い報告を受けた後も、予約した施設の本社担当の方に連絡して入金確認を行うところまで徹底しました。

合宿中の食事は、熱海の美味しいものが食べられるかどうかや、大人数が入れるか等を考慮していくつかお店の候補を定めておきました。
合宿は平日開催だったとはいえ、実際に熱海についてみると観光客の方が多く、混雑等を考慮しながら大人数で入れるお店に巡り合えました。
美味しいごはんをいただきました。

● ステークホルダーマネジメント

今回の合宿の関係者が誰なのかというお話になります。
今回、私たちのステークホルダーは、下記の通りです。
・社内メンバー
　=> これはもちろん、一緒に合宿に行く大事な仲間です
・社内経理担当
　=> 宿泊費等、請求書支払いを対応してくれる部署の担当者です
・宿泊施設管理本部の担当者
　=> 予約のやり取りを行う本社の管理本部の担当者です
・宿泊施設の方々
　=> 合宿当日に直接やり取りを行う施設の方々です

社内メンバーの中でも、合宿で発生する費用に対しての決裁権を持っているのが誰なのか、宿泊の予約等手配するのは誰なのか(これは今回私です)、
ステークホルダーの中でもそれぞれ役割があるので、組織図や役職だけでの判断ではなく、実際にその人がどのような役割で関わっているのかを抑えるのがポイントとなります。

今回は合宿、旅行に置き換えてみましたが、何か事あるごとに、
・いつ開催しよう
・何をいつまでに準備しないといけないんだっけ
・何が必要で、どこで手に入れるんだっけ
・誰が参加するんだっけ
・どうやって連絡を取り合おうか
・予算どうしようか、贅沢しようか、節約しようか
・予定通りいかない場合の代案どうしようか
こういったことを考える場面は意外とあるのではないでしょうか？
挑戦するタイミングが来たならば、“プロジェクト”、”PM”に対して難しく考え過ぎずに丁寧にやっていけば、おのずと成功に導けると思います。
お互いにがんばっていきましょう！